Ako si vybrať digitálneho poštára pre eFaktúru od roku 2027 – postup krok za krokom
Od 1. januára 2027 sa na Slovensku zavádza povinná elektronická fakturácia. Firmy sa preto musia pripraviť na prijímanie a v zákonom stanovených prípadoch aj odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol.
Jedným z prvých krokov je výber digitálneho poštára, ktorý bude zabezpečovať bezpečné doručovanie elektronických faktúr medzi obchodnými partnermi.
V tomto článku si ukážeme, podľa čoho si digitálneho poštára vybrať, ako ho zaregistrovať na portáli Finančnej správy a čo je potrebné urobiť následne.
1. Čo je digitálny poštár?
Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby (PDS), ktorý zabezpečuje elektronickú výmenu faktúr medzi dodávateľmi a odberateľmi.
Jeho hlavnou úlohou je bezpečne doručiť elektronickú faktúru od odosielateľa k príjemcovi prostredníctvom siete Peppol.
Digitálny poštár môže poskytovať aj ďalšie služby, napríklad:
Prijímanie a odosielanie eFaktúr.
Kontrolu správnosti elektronických faktúr.
Elektronickú archiváciu.
Evidenciu stavu doručenia.
Integráciu s účtovným alebo ERP systémom.
Dôležité: Pre jedno DIČ môže mať firma na prijímanie eFaktúr aktívneho jedného digitálneho poštára. Na odosielanie môže využívať aj viacerých poskytovateľov.
2. Podľa čoho si vybrať digitálneho poštára?
Pri výbere odporúčame zohľadniť predovšetkým možnosti integrácie s vaším informačným systémom.
Dôležité kritériá sú:
Kompatibilita s ERP systémom – či poskytovateľ podporuje prepojenie s Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics NAV, IFS alebo iným používaným systémom.
API rozhranie – či umožňuje automatické odosielanie a prijímanie faktúr bez manuálneho zásahu používateľa.
Cena služieb – či sa účtuje mesačný paušál, počet spracovaných faktúr alebo ďalšie služby.
Archivácia – akým spôsobom a ako dlho poskytovateľ uchováva dokumenty.
Technická podpora – ako sa riešia chyby pri odosielaní alebo prijímaní faktúr.
Pre väčšie spoločnosti je obzvlášť dôležité, aby digitálny poštár umožňoval automatizované spracovanie dokladov priamo v existujúcom ERP systéme.
3. Kde sa digitálny poštár vyberá?
Výber digitálneho poštára sa vykonáva prostredníctvom oficiálneho portálu Finančnej správy SR.
Otvorte stránku:
https://vpds.financnasprava.sk/
Na stránke sa nachádza zoznam certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ich sprostredkovateľov.
Vyhľadajte poskytovateľa, ktorého chcete používať, a kliknite na tlačidlo Výber.
Pred pokračovaním skontrolujte údaje zvoleného poskytovateľa a prípadného sprostredkovateľa.
4. Prihlásenie na portál Finančnej správy
Po výbere poskytovateľa vás systém vyzve na prihlásenie.
Prihlásiť sa môžete napríklad prostredníctvom:
Elektronického občianskeho preukazu (eID).
Podporovaného spôsobu elektronickej identifikácie cez slovensko.sk.
Identifikátora a hesla do portálu Finančnej správy.
Používateľ musí byť registrovaný na portáli Finančnej správy a musí mať oprávnenie konať za spoločnosť, pre ktorú digitálneho poštára vyberá.
5. Výber spoločnosti a potvrdenie údajov
Po úspešnom prihlásení pokračujte podľa nasledujúceho postupu:
Potvrďte požadovaný prístup aplikácie k identifikačným údajom.
Vyberte daňový subjekt, pre ktorý chcete digitálneho poštára zaregistrovať.
Skontrolujte identifikačné údaje spoločnosti vrátane IČO a DIČ.
Vyplňte kontaktnú e-mailovú adresu a telefónne číslo.
Povoľte odovzdanie údajov vybranému poskytovateľovi.
Skontrolujte zobrazený súhrn a potvrďte odoslanie.
Po úspešnom dokončení dostanete potvrdenie o odoslaní údajov vybranému poskytovateľovi.
Poznámka: Ak máte viacero spoločností s rozdielnymi DIČ, výber digitálneho poštára je potrebné vykonať pre každú spoločnosť samostatne.
6. Musí digitálneho poštára vybrať konateľ?
Nie. Výber môže vykonať aj iná osoba, ktorá má oprávnenie zastupovať spoločnosť voči Finančnej správe.
Môže to byť napríklad:
Konateľ alebo štatutár spoločnosti.
Splnomocnený zamestnanec.
Externý účtovník.
Účtovná kancelária s príslušným oprávnením.
Ak sa spoločnosť v zozname daňových subjektov nezobrazuje, je potrebné skontrolovať autorizáciu používateľa na jej zastupovanie.
7. Čo nasleduje po výbere digitálneho poštára?
Samotný výber poskytovateľa na portáli Finančnej správy ešte neznamená, že je služba pripravená na používanie.
Výber predstavuje prejavenie záujmu a odovzdanie overených údajov poskytovateľovi.
Následne je potrebné:
Dokončiť registráciu u vybraného poskytovateľa.
Uzatvoriť alebo potvrdiť požadovaný zmluvný vzťah.
Aktivovať službu prijímania a prípadne odosielania eFaktúr.
Zabezpečiť technické prepojenie s ERP systémom, ak je požadované.
Otestovať prijímanie a odosielanie elektronických faktúr.
Pri integrácii s ERP systémom poskytovateľ spravidla sprístupní technické údaje potrebné na komunikáciu, napríklad API adresu, prístupové identifikátory alebo autentifikačné kľúče.
Konkrétny spôsob aktivácie a odovzdania prístupových údajov závisí od vybraného poskytovateľa.
8. Ako prepojiť digitálneho poštára s ERP systémom?
Spoločnosti používajúce ERP systémy nemusia elektronické faktúry spracovávať manuálne prostredníctvom webového portálu digitálneho poštára.
Pri vhodnej integrácii môže celý proces prebiehať automaticky.
Napríklad:
Odosielanie faktúr:
ERP systém → Integrácia 4B Software → Digitálny poštár → Peppol → Odberateľ
Prijímanie faktúr:
Dodávateľ → Peppol → Digitálny poštár → Integrácia 4B Software → ERP systém
Riešenie môže zahŕňať aj automatické spracovanie prijatých faktúr a ich následné schvaľovanie.
4B Software poskytuje integračné riešenia pre systémy:
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics NAV
IFS
SAP
Ďalšie ERP a účtovné systémy
Viac informácií nájdete na stránke:
https://www.4bsoftware.sk/produkty/efaktura-slovensko/
Zhrnutie
Výber digitálneho poštára je jedným zo základných krokov prípravy na povinnú elektronickú fakturáciu od 1. januára 2027.
Registrácia sa začína na portáli Finančnej správy, kde si spoločnosť vyberie certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby.
Následne je potrebné dokončiť aktiváciu služby u poskytovateľa a zabezpečiť jej prepojenie s používaným informačným systémom.
Ak používate Microsoft Dynamics NAV, Business Central alebo IFS, odporúčame možnosti integrácie preveriť ešte pred výberom digitálneho poštára.
Správne zvolená kombinácia poskytovateľa a ERP integrácie umožní spracovávať elektronické faktúry automaticky, bez zbytočného manuálneho prepisovania údajov.